Email doanh nghiệp theo tên miền: chọn thế nào và vì sao thư vào spam

Email theo tên miền giải quyết hai việc: tạo cảm giác doanh nghiệp có tổ chức, và giữ được liên lạc khi nhân sự thay đổi. Nhân viên nghỉ việc thì hộp thư bán hàng vẫn thuộc công ty — điều không làm được nếu khách hàng đang liên lạc qua email cá nhân của nhân viên đó.

Hai lựa chọn và cách chọn

Email kèm hosting

Phần lớn gói hosting đã bao gồm email theo tên miền, số lượng hộp thư thường không giới hạn hoặc rất nhiều.

Phù hợp khi: doanh nghiệp cần vài hộp thư để nhận yêu cầu và gửi báo giá, lượng gửi mỗi ngày không lớn.

Hạn chế cần biết: địa chỉ IP máy chủ hosting được nhiều website dùng chung, nên nếu có ai đó trên cùng máy chủ gửi thư rác, uy tín gửi thư của bạn bị ảnh hưởng. Dung lượng hộp thư cũng tính vào dung lượng hosting.

Email chuyên dụng

Dịch vụ email riêng, tách hoàn toàn khỏi hosting website.

Phù hợp khi: nhiều người dùng, cần dung lượng lớn, cần lịch và ổ lưu trữ dùng chung, hoặc gửi email cho khách hàng thường xuyên và không được phép vào spam.

Đáng đầu tư nếu: email là kênh chốt đơn của bạn. Một hợp đồng bị mất vì thư báo giá vào spam đã đắt hơn nhiều năm phí dịch vụ.

Vì sao thư của bạn vào spam

Hệ thống nhận thư đặt ba câu hỏi: thư này có đúng từ tên miền nó khai báo không, nội dung có bị sửa trên đường không, và tên miền này có tiền sử gửi thư rác không. Ba bản ghi dưới đây trả lời hai câu đầu.

SPF — khai báo ai được phép gửi thay bạn

Bản ghi SPF liệt kê những máy chủ được phép gửi email mang tên miền của bạn. Thư gửi từ máy chủ không có trong danh sách bị coi là đáng nghi.

Lỗi thường gặp: doanh nghiệp dùng nhiều nơi để gửi thư — hosting để gửi thông báo đơn hàng, dịch vụ email cho nhân viên, một công cụ gửi thư hàng loạt cho marketing — nhưng SPF chỉ khai báo một nơi. Kết quả là thư từ hai nơi còn lại bị đánh dấu. Phải khai báo đủ tất cả các nguồn gửi, và chỉ được có một bản ghi SPF duy nhất cho một tên miền.

DKIM — chữ ký chứng minh thư không bị sửa

DKIM gắn một chữ ký số vào mỗi thư gửi ra. Bên nhận đối chiếu chữ ký với khoá công khai đặt trong DNS của bạn. Khớp thì thư đáng tin hơn hẳn. Việc bật DKIM thường chỉ là bấm một tuỳ chọn trong bảng quản trị và thêm một bản ghi vào DNS.

DMARC — nói cho bên nhận biết phải làm gì khi kiểm tra thất bại

DMARC là chính sách: nếu một thư mang tên miền của bạn không qua được SPF và DKIM thì hãy bỏ qua, cho vào spam, hay từ chối hẳn. Nó cũng giúp bạn nhận báo cáo về những ai đang mạo danh tên miền của mình.

Cách triển khai an toàn: bắt đầu ở mức chỉ theo dõi, đọc báo cáo vài tuần để chắc chắn mọi nguồn gửi hợp lệ đều đã khai báo đúng, rồi mới siết lên mức cho vào spam và cuối cùng là từ chối.

Sáu việc khác ảnh hưởng tới việc thư có vào hộp thư chính

1. Đừng gửi thư hàng loạt từ hosting website. Máy chủ hosting không được thiết kế cho việc này và bị đánh dấu rất nhanh. Dùng dịch vụ gửi thư chuyên dụng cho các đợt gửi cho nhiều người.
2. Có địa chỉ thật trong thư và có cách huỷ nhận với thư quảng bá.
3. Tiêu đề không viết hoa toàn bộ, không nhiều dấu chấm than.
4. Đừng gửi thư chỉ có một ảnh lớn. Tỷ lệ chữ và ảnh quá lệch là dấu hiệu bị nghi.
5. Danh sách người nhận phải sạch. Gửi tới nhiều địa chỉ không tồn tại là cách nhanh nhất để tên miền bị hạ uy tín.
6. Bắt đầu chậm với tên miền mới. Tên miền vừa lập mà gửi ngay hàng nghìn thư sẽ bị chặn.

Cách đặt tên hộp thư cho gọn

• Hộp thư theo chức năng: để nhận yêu cầu chung, nhận đơn hàng, nhận hồ sơ ứng viên. Ưu điểm là không phụ thuộc nhân sự.
• Hộp thư theo người: cho nhân viên bán hàng và quản lý, dùng để trao đổi trực tiếp với khách.
• Bí danh chuyển tiếp: nhiều địa chỉ cùng đổ về một hộp thư, tiện khi doanh nghiệp còn ít người.

Nguyên tắc quan trọng nhất: tài khoản quản trị email phải do công ty giữ, không phải do một nhân viên hay đơn vị bên ngoài giữ. Đây là cùng một nguyên tắc với việc tên miền phải đứng tên doanh nghiệp, đã nói ở bài chọn tên miền .com hay .vn.

Kiểm tra hệ thống email của bạn trong 10 phút

1. Gửi một email từ địa chỉ theo tên miền tới một hộp thư Gmail cá nhân.
2. Mở email đó, xem phần chi tiết người gửi — kiểm tra kết quả xác thực SPF và DKIM.
3. Nếu một trong hai không đạt, đó chính là việc cần sửa đầu tiên.
4. Gửi thử một email từ Gmail cá nhân tới địa chỉ tên miền, xem có nhận được không và mất bao lâu.
5. Thử tính năng gửi thư của website: đặt một đơn hàng thử hoặc gửi form liên hệ, xem thư thông báo có tới không.

Bước cuối rất đáng làm định kỳ. Website ngừng gửi được thông báo là sự cố âm thầm: khách vẫn gửi yêu cầu, nhưng không ai trong công ty nhận được. Đây là một trong các mục kiểm tra hằng tháng trong gói chăm sóc website.

Khi nào nên tách email khỏi hosting

• Khi số người dùng vượt quá năm và cần lịch, tài liệu dùng chung
• Khi thư bắt đầu bị vào spam mà đã cấu hình đủ ba bản ghi
• Khi bạn gửi thư cho khách hàng thường xuyên
• Khi hộp thư ăn hết dung lượng hosting và làm ảnh hưởng website

Việc tách này không phức tạp: đổi bản ghi MX sang nhà cung cấp email mới, giữ nguyên bản ghi A cho website. Cách sửa từng loại bản ghi có ở bài trỏ tên miền về hosting.