Việc lặp lại nên để máy làm, người làm việc cần đầu
Mỗi ngày nhân viên bạn copy dữ liệu giữa Excel, Zalo, phần mềm kế toán và website. Đó chính là chỗ tự động hoá tiết kiệm được nhiều nhất.
- ✓Chatbot trả lời câu hỏi lặp lại 24/7, chuyển người thật khi cần
- ✓Đơn hàng, khách hàng tự đồng bộ giữa các hệ thống
- ✓Thông báo tự động về Zalo hoặc Telegram khi có việc quan trọng
Những thứ khách hàng chúng tôi đang tự động hoá
Chatbot bán hàng
Trả lời giá, tình trạng hàng, phí ship, địa chỉ — 24/7 và luôn có nút gặp người thật.
- Zalo OA, Messenger, web
- Lưu lại thông tin khách để liên hệ
- Chuyển người thật khi câu hỏi phức tạp
Thông báo tự động
Có đơn mới, có khách điền form, đơn quá hạn — báo ngay về Zalo hoặc Telegram.
- Không bỏ sót đơn vì email vào spam
- Báo theo nhóm phụ trách
- Nhắc lại nếu chưa ai xử lý
Đồng bộ dữ liệu
Đơn từ website, sàn thương mại điện tử và Facebook về một chỗ duy nhất.
- Giảm nhập tay, giảm sai sót
- Tồn kho khớp giữa các kênh
- Xuất báo cáo tổng hợp
Quy trình theo lịch
Gửi báo giá, nhắc gia hạn, gửi báo cáo định kỳ mà không cần ai nhớ.
- Nhắc khách gia hạn dịch vụ
- Gửi báo cáo tự động hằng tuần
- Sao lưu và kiểm tra định kỳ
Tự động hoá đúng cách: nhỏ trước, rộng sau
Sai lầm hay gặp là muốn tự động hoá toàn bộ doanh nghiệp trong một dự án lớn. Kết quả thường là hệ thống phức tạp, không ai hiểu hết, và khi lỗi thì không biết bắt đầu tìm từ đâu.
Cách chúng tôi làm:
- Tìm việc lặp lại nhiều nhất — thường là nhập đơn từ tin nhắn vào phần mềm, hoặc trả lời cùng một câu hỏi mỗi ngày.
- Tự động hoá đúng một luồng đó và cho chạy thật 1–2 tuần.
- Đo thời gian tiết kiệm được, rồi mới chọn luồng tiếp theo.
Cách này cho kết quả thấy được ngay trong tuần đầu, và bạn không phải trả tiền cho một hệ thống lớn chưa chắc dùng tới.
Về tự động hoá
Doanh nghiệp nhỏ có cần tự động hoá không?
Có, và thường lợi hơn doanh nghiệp lớn vì mỗi người đang phải làm nhiều việc. Chỉ cần bắt đầu từ một luồng nhỏ, ví dụ tự động thông báo đơn mới về Zalo.
Chatbot có làm khách khó chịu không?
Có nếu bot trả lời vòng vo và không cho gặp người. Chúng tôi luôn thiết kế nút chuyển sang người thật ngay từ tin nhắn đầu.
Chi phí tự động hoá thế nào?
Tính theo số luồng công việc, không theo số nhân viên. Một luồng đơn giản có chi phí thấp và thường hoàn lại trong vài tháng nhờ thời gian tiết kiệm được.
Nếu công cụ chúng tôi đang dùng không có kết nối sẵn?
Phần lớn công cụ đều có cách kết nối. Nếu không, chúng tôi có thể xây cầu nối riêng hoặc đề xuất phương án thay thế phù hợp hơn.
Việc nào ở công ty bạn đang làm tay mỗi ngày?
Kể cho chúng tôi một việc lặp lại — chúng tôi sẽ nói có tự động hoá được không và tiết kiệm bao nhiêu.