Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel để làm phần mềm riêng

Không có gì sai khi doanh nghiệp chạy trên Excel. Rất nhiều công ty vài chục tỷ doanh thu vẫn dùng Excel hiệu quả. Nhưng có một ngưỡng mà từ đó Excel bắt đầu tạo ra chi phí ẩn lớn hơn chi phí làm phần mềm.

Năm dấu hiệu Excel đã hết cỡ

1. Có nhiều bản "mới nhất"

File tên kiểu bao-gia-final-v3-sua-lan-cuoi.xlsx tồn tại trong máy ba người, và không ai chắc bản nào đúng. Đây là dấu hiệu rõ nhất, vì nó dẫn tới việc báo giá sai cho khách.

2. Nhân viên mất hơn một giờ mỗi ngày để nhập lại dữ liệu từ chỗ này sang chỗ khác

Hãy nhân số giờ đó với số người và với 22 ngày. Con số thường lớn hơn chi phí phần mềm rất nhiều, chỉ vì nó nằm rải rác nên không ai nhìn thấy.

3. Không ai biết trạng thái hiện tại của một việc

Khách gọi hỏi "đơn của tôi tới đâu rồi", và bạn phải gọi ba người mới trả lời được. Đó là dấu hiệu dữ liệu không nằm cùng một chỗ.

4. Kiểm soát dựa vào việc nhớ

Giá bán dưới giá sàn, xuất kho khi chưa duyệt, quên nhắc khách gia hạn — Excel không chặn được những việc này, nó chỉ ghi lại sau khi đã xảy ra.

5. Báo cáo mất cả ngày để làm

Nếu mỗi cuối tháng có người ngồi ghép số từ năm file khác nhau, bạn đang trả lương cho việc mà máy nên làm trong một giây.

Phần mềm có sẵn hay viết riêng

Đừng nhảy ngay sang viết riêng. Hãy đi theo thứ tự tăng dần:

1. Công cụ có sẵn trên mây (quản lý công việc, CRM, bán hàng, kế toán). Rẻ, dùng được ngay, đã có người kiểm chứng. Nếu 80% nhu cầu của bạn được đáp ứng, hãy sửa quy trình để khớp với công cụ thay vì làm ngược lại.
2. Công cụ có sẵn cộng phần nối riêng. Giữ phần mềm chính, viết thêm phần nối với website hoặc phần báo cáo theo cách bạn cần.
3. Phần mềm viết riêng cho phần nghiệp vụ đặc thù — phần tạo ra lợi thế cạnh tranh của bạn và không có sản phẩm nào ngoài kia làm đúng.

Cách triển khai để không rủi ro

Bước 1: viết ra quy trình hiện tại, kể cả phần xấu

Ghi thật, đúng như đang làm, kể cả những chỗ lách. Phần mềm được xây trên một quy trình tưởng tượng sẽ bị nhân viên bỏ, và họ quay lại dùng Excel song song — tình huống tệ nhất vì bạn có hai nguồn dữ liệu.

Bước 2: chọn một quy trình đau nhất để làm trước

Đừng làm hệ thống toàn diện ngay. Chọn một luồng, ví dụ "từ yêu cầu báo giá tới lúc chốt đơn", làm cho chạy được trong 4–6 tuần, cho người thật dùng thật.

Bước 3: chuyển dữ liệu và chạy song song ngắn hạn

Chạy song song 2–4 tuần để so kết quả, rồi cắt hẳn. Chạy song song quá lâu thì nhân viên sẽ chỉ dùng cái quen.

Bước 4: đào tạo và chỉ định người phụ trách

Phải có một người trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm về hệ thống. Không có người này, phần mềm sẽ mục dần sau 6 tháng.

Bước 5: mở rộng theo từng luồng

Sau khi luồng đầu chạy ổn, làm luồng thứ hai. Mỗi lần mở rộng đều dựa trên thứ đã chạy được thật, nên rủi ro thấp.

Ba điều phải có trong hợp đồng

• Bạn sở hữu mã nguồn và dữ liệu. Ghi rõ trong hợp đồng, kèm việc bàn giao mã nguồn khi kết thúc.
• Có tài liệu. Tối thiểu: sơ đồ dữ liệu, hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng. Không có tài liệu thì bạn bị lệ thuộc mãi vào một đơn vị.
• Có bảo hành và có cam kết thời gian phản hồi sự cố. Phần mềm dùng cho vận hành mà lỗi 2 ngày không ai sửa là không dùng được.

Phần mềm riêng không phải để trông hiện đại. Nó chỉ đáng làm khi tiết kiệm được thời gian đo đếm được, hoặc chặn được những sai sót đang gây thiệt hại thật. Hãy đo hai thứ đó trước, con số sẽ tự nói bạn nên làm hay chưa.