Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: lộ trình 12 tháng

Cụm từ này bị dùng rộng tới mức mất nghĩa. Định nghĩa thực dụng cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ: chuyển đổi số là làm cho thông tin quan trọng của doanh nghiệp nằm ở nơi mọi người dùng được, thay vì nằm trong đầu một vài người và trong các file rời rạc.

Từ định nghĩa đó, thứ tự làm trở nên rõ ràng: nền tảng trước, dữ liệu sau, tự động hoá tiếp, ra quyết định cuối.

Giai đoạn 1 (tháng 1–3): nền tảng

Mục tiêu: doanh nghiệp có hiện diện và hạ tầng làm việc cơ bản, đủ để không mất thông tin.

Việc cần làm

• Website đứng tên doanh nghiệp, tên miền do doanh nghiệp giữ, đủ thông tin pháp nhân và dịch vụ — xem thiết kế website.
• Email theo tên miền cho toàn bộ nhân sự, quyền quản trị thuộc công ty. Chi tiết cấu hình ở bài email theo tên miền.
• Nơi lưu tài liệu dùng chung thay cho việc gửi file qua tin nhắn. Quy định rõ cấu trúc thư mục và ai được truy cập gì.
• Công cụ quản lý công việc đơn giản, để việc được giao có người chịu trách nhiệm và có hạn.
• Sao lưu cho mọi thứ quan trọng. Nguyên tắc ở bài sao lưu theo quy tắc 3-2-1.

Giai đoạn này chi phí thấp nhất và giá trị cao nhất, nhưng thường bị bỏ qua vì không "hiện đại". Bỏ qua nó rồi mua phần mềm phức tạp là cách chắc chắn để thất bại.

Giai đoạn 2 (tháng 4–6): gom dữ liệu về một chỗ

Mục tiêu: mọi khách hàng và mọi đơn hàng đều có dấu vết trong hệ thống, không phụ thuộc người nào.

Việc cần làm

• Chọn một nơi lưu dữ liệu khách và cơ hội bán hàng, rồi cắt hẳn cách cũ — xem bài CRM cho doanh nghiệp nhỏ.
• Nối form website và các kênh tin nhắn vào đó, để dữ liệu tự chảy vào thay vì gõ tay.
• Chuẩn hoá danh mục sản phẩm và mã hàng. Việc này nhàm chán nhưng là điều kiện cho mọi tích hợp về sau.
• Số hoá quy trình bán hàng thành các giai đoạn rõ ràng.

Giai đoạn 3 (tháng 7–9): tự động hoá việc lặp lại

Mục tiêu: máy làm những việc lặp lại, người làm những việc cần suy nghĩ.

Cách chọn việc để tự động hoá

Liệt kê các việc lặp lại và cho điểm hai tiêu chí: tổng số giờ người mỗi tháng và mức thiệt hại khi làm sai. Nhân hai điểm rồi làm từ trên xuống. Thông thường danh sách đầu tiên gồm:

• Trả lời tin nhắn ngoài giờ và các câu hỏi lặp lại — xem bài chatbot Zalo và Facebook
• Nhập đơn hàng từ website vào hệ thống — xem bài tích hợp website với kế toán và kho
• Gửi báo giá theo mẫu
• Nhắc khách gia hạn hoặc bảo trì định kỳ
• Tổng hợp báo cáo cuối tháng

Nguyên tắc: đừng tự động hoá một quy trình đang hỏng. Sửa quy trình trước, tự động hoá sau — nếu không bạn chỉ làm cho việc sai xảy ra nhanh hơn.

Giai đoạn 4 (tháng 10–12): dùng số liệu để quyết định

Mục tiêu: các quyết định về giá, hàng hoá và ngân sách marketing dựa trên số, không dựa trên cảm nhận.

Bộ số liệu tối thiểu nên có

1. Số liên hệ mới mỗi tháng theo từng kênh
2. Tỷ lệ chốt từ liên hệ thành đơn, theo từng kênh
3. Chi phí có một khách hàng
4. Giá trị trung bình một đơn và tỷ lệ khách mua lại
5. Sản phẩm hoặc dịch vụ nào đóng góp lãi nhiều nhất, không chỉ doanh thu nhiều nhất

Cách đo cho đúng khi khách đi qua nhiều kênh nằm ở bài đo lường chuyển đổi đa kênh. Điểm quan trọng: số liệu chỉ có ích khi được xem đều đặn và dẫn tới một hành động cụ thể.

Bốn nguyên nhân chuyển đổi số thất bại

1. Mua công cụ trước khi sửa quy trình. Phần mềm không sửa được một quy trình rối; nó chỉ số hoá cái rối đó.
2. Làm tất cả cùng lúc. Nhân sự không hấp thụ nổi, và khi có vấn đề không biết vấn đề từ đâu.
3. Không có người chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp. Đối tác bên ngoài triển khai xong rời đi, hệ thống mục dần.
4. Chạy song song mãi với cách cũ. Hai nguồn dữ liệu tệ hơn một nguồn dữ liệu chưa hoàn hảo.

Cách chọn việc làm trước nếu ngân sách rất hạn chế

Trả lời hai câu hỏi:

• Việc gì đang tốn nhiều giờ người nhất mỗi tháng? Nhân số giờ với chi phí lương để có con số cụ thể.
• Sai sót nào đang gây thiệt hại lớn nhất? Báo giá sai, quên gọi khách, bán vượt tồn kho.

Chọn một việc từ mỗi câu và làm hai việc đó trước. Chuyển đổi số hiệu quả gần như luôn bắt đầu từ những việc rất cụ thể và rất nhàm chán như vậy, không phải từ một hệ thống toàn diện.

Nếu bạn muốn có lộ trình cho đúng tình huống của mình, hãy xem các giải pháp và gửi cho chúng tôi mô tả ngắn về cách doanh nghiệp đang vận hành — chúng tôi thường đề xuất làm ít hơn, không nhiều hơn, so với điều khách mong đợi ban đầu.